מאת בועז נחמד

במהלך השנה האחרונה (2007) ביצענו מספר פרויקטים של טיוב מידע עבור חברות ישראליות בתחומים מגוונים. במסגרת עבודה זאת נחשפתי לעובדה אחת מטרידה ביותר: מאגרי המידע של מחלקות הכספים בארגונים אינן פועלות בצורה של Business Intelligence (BI) ולא קיימת אוריינטציה לטיוב מידע סיסטמטי וקבוע.

במהלך השנים האחרונות גילינו כי העדר ביצוע טיוב ו BI בצורה קבועה וסיסטמטית עלול להוביל את מחלקת הכספים לדרדור חמור של מאגר הנתונים שברשותה ועל ידי כך ליצירת פער גדול מאוד שבין המציאות לבין המידע שנצבר.

יתרה מכך, המידע שהיה צורך לטייב אותו, התברר לנו במספר לא קטן של מקרים, היה זמין במהלך הפעילות של מחלקת הכספים. כלומר, הוא נמצא באחד הממשקים (Interface) של מחלקת הכספים ומחלקות קרובות למחלקת הכספים, אבל לא עודכן או לא תויק בצורה מסודרת.

למערכות המחשוב יש נטייה מאוד מעניינת - אם לא מעדכנים אותן במידע, המידע לא מתעדכן. כלומר, אין מערכות שמבצעות עדכון בצורה אוטומטית או מבצעות תיקונים עצמיים בלי צורך בהתערבות אנושית. זאת ועוד,מידע שהוזן למערכת בצורה שגויה (במחלקת הכספים או מחלקות נושקות) נמשך הן על ידי מערך הכספים והן על ידי המחלקות השונות, באותה צורה בה הוא הוזן בפעם הראשונה.

מהן הסיבות שיש לוודא שהמידע מדוייק, נכון ומשקף את המציאות הקיימת?

1. ישימות משפטית: פעמים רבות נעצרת תביעה משפטית עוד בטרם החלה בעקבות תקלה של מידע לא מטויב. החלפת שם של חברה או שם שגוי של חברה למול הישות המשפטית שמפעילה אותה, יכולה להרוס כל תביעת חוב - שייתכן שהייתה מביאה לתשלום מלוא החוב, אם המידע היה מעודכן יותר.
2. תקפות חוזית: במצב בו המידע לא מעודכן או לא אמין, ייתכנו בעיות חוזיות בין הצדדים. בין אם מדובר בהתחייבות לתשלום ובין אם מדובר בהתחייבות לקבלת ציוד או סחורה, על המידע להיות מדוייק ומהימן, כדי שהחוזה בין הצדדים ייכרת בצורה הנכונה ביותר הקיימת.
3. מניעת טעויות במשלוח : משלוח של חשבוניות לכתובות לא נכונות של מפעל, זאת שגיאה. במיוחד אם המפעל הודיע לארגון על שינוי כתובתו וגם לאור האפשרות כי המידע הזה היה מצוי בידיו של הספק, או איש המכירות שלו אך לא עודכן במערכות הארגון.
4. לא לחזור על טעויות בחיוב: טיוב מידע חשוב לסיבה נוספת והיא לא לחזור על טעויות. אם לקוח מודיע כי אין לשלוח יותר חשבוניות לשם מסוים כי הנ"ל נפטר, ובמהלך חודשים לאחר מכן ממשיכים לשלוח על שמו של הנפטר את החשבוניות, המשמעות היא כי המידע לא מדויק ולא מעודכן.

הפרמטרים אותם מחלקת הכספים צריכה לבדוק,  ולוודא שהם מהימנים, אמיתיים ועדכניים הם:

1. שם הלקוח / הספק המדויק: אחת הדוגמאות הטובות ביותר היא הדוגמא של שמות של חברות בערבון מוגבל. אם שם החברה, כפי שמופיע ברשם החברות יהיה שונה מהשם על גבי החשבונית, הרי שיש בעיה חמורה. חייבים לוודא כי השמות שמופיעים במערכת הממוחשבת זהים לשמות האמיתיים של הלקוחות ושל הספקים.
2. סוג הישות המשפטית: הישות המשפטית של הלקוח או של הספק חייבת להיות ברורה בצורה חד חד ערכית. רשימת הסוגים כוללת: אדם פרטי, עוסק מורשה עצמאי, שותפות במע"מ, שותפות רשומה, שותפות רשומה מוגבלת, חברה בעירבון מוגבל, עמותה, אגודה שיתופית, אגודה שיתופית בעירבון מוגבל.
3. כתובות: הכתובות של הספק ושל הלקוח חייבות להיות מעודכנות תוך שימת לב לכתובות של הנהלה לעומת מחסנים ועוד.
4. עדכונים על שינויי שם: כל שינוי בשמו של לקוח או בשמו של ספק חייבים להיות מעודכנים. לא ייתכן כי לקוח ישנה את שמו ברשם החברות בשנת 2006 והדבר ייודע רק לאחר טיוב מידע שביצע הארגון, כעבור שנה.
5. סוגי הערבויות שהתקבלו: בכל מצב של מתן ערבות (לקוחות או ספקים) יש לתעד בצורה מסודרת את הערבות, בטוחה, תוקף ותפוגה, שמות הערבים ועוד.
6. צורת תשלום: צורת התשלום חייבת להיות מעודכנת בכל רגע נתון. העברה בנקאית, שיקים מוסבים, שיקים ישירים, תשלום בהוראת קבע, תשלום באמצעות כרטיס האשראי ועוד ועוד.
7. תנאי תשלום: תנאי תשלום בודק את השאלה מתי יימסר אמצעי התשלום לספק .
8. תנאי אשראי: האם תנאי האשראי שניתנו ללקוח לפני מספר חודשים או שנים (במהלך הפתיחה שלו) הם נכונים או שיש צורך לעדכן אותם במערכת ולשנות את התנאים הללו.
9. בעיות תשלומים: כאשר הלקוח מבצע את התשלומים אליהם הוא מחויב בצורה גרועה או שהתשלומים מעוכבים, הרי שמידע זה הוא חיוני לעדכון בתוך המערכת. יתרה מזאת, אם יש צורך, בכל חודש מחדש, ליצור שלושים שיחות טלפון עם הלקוח לשם הסדרת החובות שלו, בצורה קבועה, הרי שיש צורך לחשוב שוב על דרכי העבודה למולו.
10. בעיות אובליגו: אם לקוח מבצע חריגה ממסגרת האובליגו שהוקצה לו, יש לבדוק האם האובליגו הוא ריאלי והאם יש לעדכן אותו. יש לשים לב לעובדה כי חריגת אובליגו יכולה להגיע משלושה מרכיבים מרכזיים: הגדלת ההזמנות, הרעת מוסר התשלומים או הזמנה שטרם בוצע וטרם הועברה ללקוח אך תופסת לו חלק מתוך האובליגו.
11. איתנות פיננסית: מאגרי מידע חיצוניים הופכים את האיתנות הפיננסית של הלקוחות ושל הספקים למערכת חד חד ערכית כמיתה במספרים (מדורג ממאה ועד אפס וכדומה). מערכת האיתנות הפיננסית חייבת להיות מעודכנת בכל רגע נתון.

מקורות המידע לטיוב הנתונים:

1. אנשי המכירות שנמצאים בשטח אצל הלקוחות עצמם.
2. צוות הכספים שנמצא במגע טלפוני או פרונטאלי עם הלקוחות או עם הספקים.
3. מחלקות צולבות - רכש, לוגיסטיקה, אספקה, שירות לקוחות, שילוח בין לאומי, מנהלי צוותים ועוד.
4. שיקים או העתקי סוויפט שנשלחים בפקס / מייל או בדואר.
5. הודעות מסודרות המגיעות מהלקוחות או מהספקים עצמם אודות שינויים בשמות או מספרים וכדומה.
6. מאגרי מידע חיצוניים.
7. סיכומי ביקורים שמבצעים אנשי הכספים אצל הלקוחות / ספקים.

ועוד.

עדכון המידע במחלקת הכספים הופך את תהליכי העבודה במחלקה ואת תהליכי קבלת ההחלטות לנכונים יותר, חוקיים יותר, יעילים ואפקטיביים יותר.

התהליך של טיוב המידע הוא תהליך סיזיפי אבל הכרחי, אם רוצה סמנכ"ל כספים לשמור על מערכת מידע עדכנית ונכונה לאורך זמן.